采购流程管理系统是采购管理中最重要的部分之一，是采购活动具体执行的标准。采购流程由于采购来源、采购方式、采购对象的不同会有一定的差异，因此采购流程的设计是十分重要的。企业规模越大，采购金额越多就更要重视采购流程设计。采购流程的设计适合采用闭环方法，即实施、监控、反馈、优化。一般采购流程包括采购计划、采购认证、采购订单和管理评价四个环节。
在采购流程设计中要注意以下事项。
一是采购流程的环节应该与采购物品的数量、种类和区域相匹配，流程的环节过多会增加作业内容和成本，降低工作效率；流程的环节过于简单，则会导致采购过程失去控制。
二是采购流程要保持其流畅性和一致性，避免同一采购文件在不同部门有不同的作业方式；避免同一采购文件签字部门太多，影响工作效率。
三是明确各项作业的任务、权力和责任，并明确核查办法；同时要注意弹性原则，防止偶然事件造成作业过程中发生摩擦、重复与混乱，如“紧急采购”等偶然事件。
四是采购流程的设计要体现民主决策的思想，采购流程的设计应该由计划、设计、工艺、认证、订单、质量管理等相关人员一起来研究决定。一个完整的采购作业流程应该包括以下内容：发现需求、编制采购计划、选择供应商、拟定采购订单、跟催货物、验收货物、支付货款和更新记录。
一是，采购计划是企业采购的基本依据，是控制盲目采购的重要措施。要根据生产计划、物料需求计划和其他资源条件编制并且严格执行。
二是，选择供应商是采购流程管理的重要环节。选择供应商时考虑的主要内容包括：供货期、价格、质量、服务、位置、信誉、柔性等，可以货比多家，尽可能地列出所有供应商清单，采用科学的方法挑选合适的供应商。
三是，价格一直是采购中的敏感问题，买方希望压低价格，而卖方又总是想方设法提高价格，所以价格谈判就成为采购工作的一项重要任务。采购价格的确定通常要经过多渠道询价、比价、估价、议价等几个步骤，大量采购可采用竞标的方法。同时采购不仅仅是单一的价格问题，还有质量问题、交货时间与批量问题、包装与运输方式问题、售后服务问题等，需要综合权衡利弊，避免只图价格便宜，而在其他方面损失很大。
四是，采购订单相当于合同文本，具有法律效力。签发采购订单必须十分仔细，每项条款认真填写，关键处的用词须反复推敲，表达要简洁，含义要明确。对于采购的每项物品的规格、数量、价格、质量标准、交货时间与地点、包装标准、运输方式、检验形式、索赔条件与标准等都应该一一审定。
五是，采购订单签发后并不是采购工作的结束，必须对订单的执行情况进行跟踪，防止发生对方违约的事件，保证订单顺利执行，货物按时进库。对订单实施跟踪还可以随时掌握货物的动向，万一发生意外事件，可及时采取措施，避免不必要的损失，或将损失减小到最低水平。
六是，货物运到自己的仓库后必须马上组织人员对货物进行验收。验收是按订单上的条款进行的，应该逐条进行，仔细查对。除此以外，还要查对货损情况，如货损超标，要查明原因，分清责任，为提出索赔提供证据。货物验收完毕才能签字认可。
七是，支付货款以前必须查对支付发票与验收的货物清单是否一致，确认没有差错以后才能签字。付款是一个动态连续的过程，对其管理应纳入企业管理信息系统，以采购管理子系统方式实现包括采购计划、订单、验收货物、确认发票、付款等几部分的控制功能。
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