合同管理是企业经营的一项重要管理内容,同时也是企业供应链执行的核心控制维度。B2B合同管理应用包括:合同类型、合同模板、合同签章、合同履行登记、合同变更、补充协议、终止协议、合同归档等主要功能。通过与区块链、电子签章、OCR识别、SRM等系统集成,实现企业从合同拟定、评审,到合同签章、生效与终止、合同归档的全生命周期管理。
合同起草的过程,通过维护合同单据中的合同主体、合同各项条款、合同标的等信息,完成合同创建。支持合同模板功能,通过替换合同模板中的变量,生成合同文本文件;合同拟定是合同执行的前提基础,合同拟定后,对于合同的内部管控、履行方式均建立了明确的规则。
评审申请单是合同评审过程的承载单据,因为评审过程主要是工作流以及审批处理,所以评审申请单仅是评审业务的驱动,评审单本身不去处理复杂的评审过程,通过评审单对接审批流或者其它OA系统来完成合同的评审过程。评审申请的审批结果会相应的更新合同的评审状态,评审通过的合同可以进行后续的签章、生效和执行环节。
合同的变更,通过合同变更单和变更方案驱动合同内容调整,按照不同版本管理合同。变更模型可以自定义变更方案,用户可以根据企业实际情况设置合同中哪些信息可变更、可反写、记录日志。变更完成的合同,可以通过变更日志查询合同变更前后内容的对比情况。
合同签订完成后,合同内容中可能存在未尽事项或者在合同履行过程中出现了新的情况,需要对合同未尽事项和新发生的情况进行另行约定,签订合同补充协议。补充协议需要结合变更单使用,对合同结构化数据进行更新。补充协议依附于合同存在,需要双方签章,具有与合同一样的法律效力。
合同签订完成后,因某种原因,使得合同无法继续履行,经合同相关方协商同意,约定某一时间终止合同,签订合同终止协议。终止协议生效后,原合同自然终止,合同的终止状态更新为已终止。终止协议依附于合同存在,需要双方签章,具有与合同一样的法律效力。
合同归档是合同生命管理阶段的一个处理节点,签章完成的合同可以进行归档处理。合同归档主要是针对合同存档,企业中一般有专门的部门或者负责人来保管合同原件,管理比较严格的企业在归档时需要提交归档申请,有档案管理员接收存档,近些年由于电子合同的流行,合同归档逐渐向信息化归档方式过渡。合同归档可以与文档系统对接,实现合同存档、检索、借阅、统计分析等功能。